En estos momentos de cambio a nivel mundial, se hace necesario romper paradigmas y poner en entredicho lo que siempre hemos pensado que era lo correcto en la forma de hacer negocios. El proceso de apertura a lo exterior que está viviendo República Dominicana desde hace unos años, amerita un cambio de mentalidad en parte del sector empresarial que pese a la necesidad de cambios sigue haciendo negocios del mismo modo.

Estos cambios son debidos entre otros motivos por la creación de nuevos mercados unificados, el aumento de la Competencia Internacional y de la importancia de la calidad, el aumento del riesgo de obsolescencia de los productos y la consecuente necesidad de reducir los inventarios, y la necesidad de Rentabilizar las relaciones con los suplidores.

En nuestro país numerosas empresas tienen problemas de liquidez y por tanto retrasos en sus pagos a terceros, esto es debido al mal manejo en su Gestión de la Cadena de Abastecimiento (Supply Chain Managment). Dichas empresas pretenden solucionar sus problemas financieros invirtiendo en el departamento de finanzas, ya sea en personal cualificado, en tecnología, o en asesoría externa. Esto es positivo ya que al menos sirve para que los expertos en finanzas les digan que es en el Departamento de Compras dónde debe comenzar esa inversión para organizar las finanzas de la empresa, inversión en Entrenamiento del personal de compras, en Tecnología de información y en Asesoría.

Según un estudio de la Asociación Dominico Española de Compras e Inventario (ADECOI), en República Dominicana aproximadamente el 70% de los ingresos que percibe la empresa son invertidos por el Departamento de Compras en las Compras de bienes o servicios que la empresa requiere. Esto es suficientemente significativo para que estos Compradores tengan todo el apoyo y la atención que ameritan y que se les concede en otros países.

Hoy en día el Ejecutivo de Compras es el guardián contra el Desabastecimiento y los Altos costos. Es un inversionista que en su trabajo diario toma decisiones que influyen directamente en las finanzas de la empresa.

Sólo mediante el desarrollo de una estrategia basada en la planificación de nuestras compras para minimizar las “compras urgentes” y fuera del control y los procedimientos habituales del departamento; podremos realizar presupuestos de gastos y así planificar los pagos de dichos gastos.

Esta planificación exige un esfuerzo inicial y tiene las siguientes fases:

1. Clasificación de los Productos que se compran en la empresa por categorías, con la finalidad de establecer cuales son los productos más importantes para la empresa y cuales menos. El objetivo de esta fase es buscar que nunca se nos acaben los productos principales para la empresa, aquellos de los que vive la empresa, los que más se venden o se consumen.
   
2. Medición del Ciclo de Abastecimiento de cada categoría de productos. El Ciclo de abastecimiento de un producto es el tiempo que transcurre desde que comenzamos a estudiar una compra de dicho producto hasta que se recibe en el almacén. Este tiempo determina cada cuanto debemos comprar ese producto, y qué cantidad mínima debo mantener en inventario. Este mínimo de inventario debe cubrir el ciclo de abastecimiento más un Stock de seguridad por si aumentan las ventas o el consumo, o bien hay retrasos por imprevistos. Este stock de seguridad debe ser lo más pequeño posible.
   
3. Creación de un Presupuesto de Compras. Una vez tengamos definido cada cuanto tiempo hay que comprar cada producto podemos ir organizando estas compras por meses, y así tener un presupuesto mensual. Las cantidades a comprar las planificamos según las ventas o consumos mensuales de esos productos. Las cantidades deben ser acordes con las estrategias de la compañía, es decir, debemos invertir más en lo que nos proporciona mayor beneficio.
   
4. Análisis del Flujo de Caja. El flujo de caja no es más que el análisis de los ingresos y los gastos de la empresa. Al suministrarle al departamento financiero el presupuesto de compras, pueden planificar también sus pagos. Debemos suministrar la información de los términos de pago acordados con los suplidores al departamento de finanzas a fines de pago a suplidores y así no retrasar los mismos, ni pagar antes de tiempo sin necesidad.

Una vez analizado cómo aumentar la Liquidez por medio de la Planificación de la Compras, no nos queda más que animar al sector empresarial a que reaccione ante los cambios como el café ante al agua hirviendo; dando lo mejor de sí.

El Autor del Artículo es Consultor Empresarial y Presidente de la Asociación Dominico Española de Compras e Inventario (ADECOI), Capital Humano S.A. y Mosaico Logistics & Supply Chain Consulting.